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关于做好2017届毕业生档案 组档、发放工作的通知
来源: 编辑: 发布时间:2017-06-14 浏览次数:1379

各  系:
为实现2017届毕业生顺利离校,最大限度为广大毕业生提供便利,提高离校手续办理效率,今年我院毕业生档案的组档和发放工作将下放至各系自行实施,现将具体要求及细则通知如下: 
一、工作要求
    1、各系、各毕业班辅导员要本着为学生负责的态度,高度重视并认真做好毕业生档案组档、发放工作。各毕业班辅导员为组档、档案发放工作的第一责任人,坚决杜绝材料混装、漏装、错发、无登记等情况发生,确保今年毕业生档案组档、发放工作的万无一失。
2、各系要按毕业生专业、学号对档案进行分组存放,以便于档案的检查和发放工作,根据学院毕业生离校日程的统一安排,组档工作必须在6月21日晚间前完成,并于6226月23日两天为毕业生办理毕业生档案自带手续,档案自取为自愿行为,不可强制要求学生自带,严禁提前下发档案。未办理自带的档案于6月26—27日移交至档案室李艳苓老师处。
3、档案组档完毕后需粘贴统一制式的密封条和警示标志,并按要求加盖密封章(6月21日晚间下发密封章)。毕业生自取档案离校要严格实行交接手续,需统一填写《档案流转登记表》,由学生本人签字确认,毕业生离校后该登记表随同剩余档案一并交至档案室李艳苓老师处,辅导员全程做好监督工作。
4、鉴于省机要局取消邮寄毕业生档案业务,建议毕业生在落实好档案存放地后尽量办理自带。已有就业单位或升学的毕业生,若就业单位或升学院校要求邮寄的,学院将以中国邮政EMS的形式寄出,费用自理邮寄流程:毕业生在辅导员处办理档案自带手续,携带档案到办公楼北楼305办理邮寄手续,快递单加盖学校档案管理章。档案寄出后的两个星期内必须到就业单位或档案接收部门查询档案信息。一个月内未收到档案的毕业生请及时与学校联系。
    5、若有特殊情况,请及时与档案室联系。
    
   二、毕业生档案基本材料内容
1、高中学籍档案
2、高校招生考生报名登记表
3、www.3775a.com学生登记表(加盖系及学校公章后组档)
4、高等学校毕业生登记表 (加盖系及学校公章)                     
5、思想品德考核鉴定表(加盖学校公章后组档)
6、大学期间学习成绩单(教务处提供)                             
7、体检表                           
8、党(团)组织材料
9、 奖惩材料                                       
10、学士学位证明(教务处提供)
11、毕业论文(实验实习中心提供)
12、素质拓展证书
13、学校的更名证明
   14、其他有关材料(经档案室审查后可归入学生档案)
   以上材料组齐后,根据材料有无情况在档案袋封面表格处用黑色签字笔做好相应记录,打 “ ”。
    
    三、部分材料具体说明
    1、体检表:由学校医院提供,签字盖章后交辅导员组档;
    2、高等学校毕业生登记表:由各系统一到招生就业处领取(每人一份),组织学生严格按要求填写,审查并作出鉴定后加盖系公章,“学校对其工作就业的意见处”填写“同意推荐”并加盖学校公章; 
    3、学生成绩单、学士学位证明:由各系与教务处协商办理;
    4、党团组织材料:党员组织材料由组织部提供,并按组织部的相关规定办理。团员组织材料由团委提供,并按团委相关规定办理;
    5、奖励材料:由各系负责归档(含各类奖学金登记表、优秀学生干部登记表、优秀三好学生登记表、优秀团员、优秀团干部、优秀学生干部登记表、其他获奖登记表或证明等);
    6、处分材料:由档案室统一负责归档;
    7、学历类和职业证书类的材料由各系负责归档;
    8、其他有关材料:经档案室审查后,根据毕业生实际情况归档。                    
 
四、毕业生办理档案自带条件
1、取得毕业证、永久结业证的毕业生;
2、无欠费情况的;
   3、无特殊情况明确档案暂不离校的。
   毕业生持有的调档函由辅导员暂时保存,根据通知要求与剩余档案及档案流转登记表一并交回档案室。 
    
   档案属于机要文件,严禁代领。
 
 

                                          
 
                                         招生就业处
二〇一七年六月六日

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